Poradnik dotacyjny - cz III - Sprawozdawczość i rozliczanie projektu

Decyzja o uzyskaniu dotacji unijnej i podpisanie umowy o dofinansowanie projektu to zaledwie połowa sukcesu. Aby otrzymać przyznaną dotację należy jeszcze projekt zrealizować zgodnie założeniami zatwierdzonego Wniosku o dofinansowanie i prawidłowo go rozliczyć. Popełnienie błędu na tym etapie może skutkować dużymi opóźnieniami w przelewie refundacji, a w niektórych przypadkach nawet całkowitym wstrzymaniem płatności. Prawidłowa realizacja projektu unijnego wymaga znajomości bardzo wielu przepisów zarówno krajowych jak i unijnych, wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów, procedur itp. Zwłaszcza na tym etapie warto wykorzystać wsparcie firm doradczych, od których możemy oczekiwać ciągłego wsparcia merytorycznego w całym okresie trwania realizacji projektu poprzez:

• stałe doradztwo związane z prawidłową realizacją projektu zgodnie z zapisami umowy o dotację;
• doradztwo w przygotowaniu do realizacji poszczególnych zadań z harmonogramu rzeczowo-finansowego;
• wsparcie w przeprowadzaniu procedur wyboru wykonawców, w tym procedur przetargowych zgodnie z Pzp;
• monitoring przebiegu realizacji zadań założonych w projekcie;
• przygotowywanie sprawozdań dla instytucji wdrażającej;
• wsparcie w prawidłowym oznakowaniu projektu (naklejka, listownik, tablica informacyjna, informacja na stronę www itp.);
• przygotowywanie wniosków o aneks do umowy i zmian w harmonogramie rzeczowo-finansowym i harmonogramie płatności.

Rozliczanie projektu unijnego to zadanie trudne i odpowiedzialne, a przyczyny trudności na tym etapie mogą być nieraz bardzo błahe. Jednak błąd popełniony w trakcie realizacji lub rozliczania projektu unijnego nieraz trudno będzie naprawić, co może skutkować utratą dofinansowania unijnego lub jego części.

W zakres rozliczania projektów wchodzi m.in.:

• przygotowywanie wniosków o płatność zaliczkową, pośrednią oraz końcową;
• weryfikacja prawidłowości przebiegu procesu wyboru wykonawcy tj. dokumentacji ofertowej, umów z wykonawcami, pracownikami i zleceniobiorcami zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym;
• weryfikacja prawidłowego opisywania dokumentów księgowych potrzebnych do rozliczenia projektu;
• komunikowanie się z instytucją odpowiedzialną za zatwierdzanie wydatków wynikających z wniosków o płatność;
• przygotowywanie korespondencji do instytucji rozliczającej w sprawach dotyczących rozliczania projektu;
• bieżący monitoring prawidłowości realizacji projektu w świetle umowy o dotację.

Prawidłowa realizacja i rozliczenie projektu wymaga dużej dyscypliny ze strony Beneficjenta środków oraz bieżącego monitoringu realizowanego realizowanych zadań w celu doprowadzenia do rozliczenia końcowego projektu i do wypłaty ostatecznej refundacji na konto bankowe.

Partnerem działu jest spółka BND BIZNES NAUKA DOTACJE SP. Z O.O. - http://bndotacje.pl